Лучшие способы сокращения финансовых потерь от откатов в закупках
Способы выявления откатов в закупках
Не открою вам Америку, что в российском бизнесе откат – распространенное явление. Откаты в такой степени стали частью современной экономической жизни, что руководство компаний зачастую само принимает модель бизнеса, при которой откат не просто возможен, а практикуется как «маркетинговая активность» с целью повышения лояльности конкретных представителей компании-клиента.
Откаты превращаются в отдельную экономическую категорию, которую можно классифицировать, описывать, изучать. По специфике деятельности компании (системы безопасности) мне регулярно приходится встречаться с двумя диаметрально противоположными типами организаций. Одни заинтересованы в том, чтобы откаты свести до минимума, и изыскивают формы оперативного контроля за деятельностью сотрудников, наиболее близких к таким возможностям. Другие организации откаты практикуют практически в официальном порядке и заинтересованы лишь в том, чтобы сократить количество получателей отката, т. е. платить его только представителю заказчика, а не собственному менеджеру по продажам.
Опросы, проводимые нашей компанией среди представителей различных организаций, показывают, что наибольшим злом считается откат, который дается поставщиком представителю компании-закупщика, т. к. напрямую несет убыток организации.
Ситуации же, когда менеджер по продажам, «пробивая» откат заказчику, не забывает о себе, для многих компаний неприятна, но вполне переживаема товар продается, прибыль есть и можно закрыть глаза на ее незначительное сокращение в пользу менеджера.
На вопрос, какие подразделения, по вашему мнению, наиболее подвержены откатным схемам, более половины опрошенных нами руководителей компаний в первую очередь называют отделы закупок, маркетинга, рекламы, продаж, ИТ и АХО. Как ни далеки эти специалисты по своей специфике друг от друга, именно данные подразделения осуществляют закупку большого количества продукции для эффективного функционирования компании, а следовательно, наиболее близки к поставщикам, готовым охотно предоставить «бонус» за выбор именно их организации.
Как бы ни учили специалисты по системам мотивации, что материальная и нематериальная стимуляция и корпоративная культура способны сформировать «безоткатный коллектив», если у менеджера стоит вопрос о покупке нового авто/квартиры/выезда в отпуск на более дорогой, чем Турция, курорт, – откатов практически не избежать. К тому же система откатов особо развита в государственных организациях, где объективно менее высокий уровень оплаты труда, и молодые специалисты легко поддаются соблазну заработать себе годовую премию несколько раз в год.
Сложность проблемы понятна, но ведь на каждое действие существует противодействие, а значит – есть способы снизить потери прибыли компании от рук собственных сотрудников.
Рассмотрим несколько наиболее популярных способов борьбы с откатами, получаемыми менеджерами, осуществляющими закупки:
Организация собственной службы безопасности
Самый эффективный способ – организация собственной службы экономической безопасности, когда оценка ключевых показателей эффективности сотрудников по безопасности напрямую связана с показателями внутренней прозрачности бизнеса. Единственный минус – необходимость нести постоянные затраты на как минимум одного сотрудника, который в прямом виде не несет на себе производственной нагрузки. Не все компании могут себе такое позволить, но те, которые смогли, наверняка могут жить гораздо более спокойно, т. к. «потери» на его зарплату, скорее всего, в разы меньше, чем потери на несогласованную «премию» менеджеров, получающих откаты.
Контрольня закупка
Самый простой способ – поставить задачу секретарше Машеньке сделать запрос цен на аналогичную закупаемой в компании продукцию и сравнить со счетами, оплаченными бухгалтерией. Все в этом методе прекрасно, кроме одного НО, которое в данном вопросе существенно. Секретарша Машенька – сотрудник вашей же компании. По устоявшемуся мнению, сотрудники секретариата и администраторы являются основными источниками сбора и распространения неформальной информации в коллективе. И подобное задание со стороны руководства, скорее всего, быстро станет достоянием общественности, что сведет результативность метода к нулю. Заниматься же лично подобным вопросом может позволить себе только руководитель небольшой компании.
Тендерная система
Организация закупок с помощью тендерной системы отбора поставщиков. Казалось бы, универсальное и эффективное решение, благодаря которому можно выбирать выгодные предложения не только по фактору стоимости, но и по показателям качества предложения. И снова российская реальность говорит о том, что даже самое прекрасное явление при должном умении наши бизнесмены смогут превратить в предмет шуток. Слова «честный» и «тендер» в современном русском языке вместе практически не употребляются.
Система аккредитации поставщиков
Эффективная система, которая позволяет привлекать к отбору поставщиков специалистов из тех подразделений, которые напрямую не связаны с закупаемым ассортиментом. Ключевым фактором успеха работы данной системы является отсутствие ключевого лица в аккредитационной комиссии и, в идеале, анонимность голосования каждого из членов комиссии. В такой ситуации предлагать откат становится некому, т. к. предварительный отбор проходит под надзором множества независимых представителей компании. При правильной организации данная система может свести показатель откатов в компании к минимуму.
Независимая экспертиза
Еще один вариант идентификации откатных схем – привлечение независимых специалистов, которые от своего имени сделают запрос стоимости аналогичных товаров на рынке и смогут предоставить информацию об объективном рыночном уровне цен. Метод универсален и хорош тем, что при желании проверить конкретную компанию-поставщика и даже менеджера такой компании директору по безопасности достаточно поставить такую задачу – риск вмешательства внутрифирменной политики в подобную проверку отсутствует.
Практика работы подтвердила также эффективность этого метода в больших компаниях, где отследить нечистого на руку менеджера проблематично из-за огромного числа проводимых закупок. Выборочная проверка закупок с помощью проводимого нами мониторинга не раз показывала, что кофе в компаниях все сотрудники поголовно «едят ложками», а стены должны быть обклеены стикерами, закрепленными для надежности степлером. При этом зачастую менеджеры, сидящие на самых «хлебных» местах, оказывались совершенно честными сотрудниками, добросовестно сохраняющими прибыль компании. Та же практика проверок показала, что размер заработной платы практически не влияет на чистоту намерений сотрудника.
Если же говорить о масштабной проверке систем закупок подразделений, которая в современном обороте называется аудитом затрат, то данная процедура может помочь решить еще одну стоящую перед службой безопасности задачу. Недополученная прибыль – не всегда результат злонамеренных действий сотрудников, зачастую причина – банальная некомпетентность, которую директор по безопасности может выявить в сотрудничестве с HR-подразделением на основании полученных в ходе аудита данных.
Пример из практики
Крупная строительная компания реализует масштабный проект элитного жилья в центре Москвы. Естественным образом для продажи апартаментов необходима соответствующего уровня рекламная кампания. При этом ответственные сотрудники отдела рекламы готовят медиаплан, в котором учитывают все необходимые рекламные активности, рассчитывают их стоимость на год вперед, заключают многомиллионные договора (реклама в Forbes никогда не была дешевым удовольствием), но эффект от их действий стремится к нулю. Темпы продаж не только не увеличиваются от месяца к месяцу, но и катастрофически быстро снижаются. Перед руководством компании встает вопрос о том, каким образом отчитаться за потраченные средства перед зарубежным инвестором.
Дирекция по безопасности совместно с коммерческой дирекцией компании принимает решение провести аудит эффективности рекламы данного проекта с целью оценить конверсию от производимых действий и от каждого вложенного рубля. Неправильно настроенная рекламная кампания не является предметом обсуждения данной статьи, поэтому мы не будем на ней останавливаться. Результаты, полученные в ходе проверки произведенных затрат, оказались гораздо более интересными. При наличии таких составляющих, как реализация масштабного рекламного проекта, необходимость большого количества регулярных и спонтанных закупок, работа с множеством поставщиков, основной проблемой неэффективности затрат стало не разворовывание бюджета, а его неэффективное расходование вследствие недостаточной компетентности принимающих решения сотрудников. Защита корпоративных финансов в этом случае стала не столько вопросом недосмотра службы безопасности, сколько ответственностью за результаты подбора и профессионального развития персонала HR-службой.
При всем многообразии способов определения и контроля откатных схем в организации самым успешным будет являться способ, при котором все закупки в компании максимально прозрачны и не зависят от компетенций и решений одного человека. Воровство сотрудников – фактор, от которого избавиться полностью на все сто процентов невозможно, но сокращение его влияния на эффективность работы организации – вполне решаемая задача для компаний, заботящихся о своей безопасности. И, конечно, приходится помнить, что причины финансовых потерь могут скрываться не только в недобросовестности, но зачастую и в простом несоответствии компетенций сотрудника занимаемой должности.
Автор: Жанна Белявцева
Ведущий специалист Интемс, много статей на тему безопасности бизнеса в нашем блоге securityrussia.com/blog/
